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Il Blog del CSI

Crucial Conversations e Meeting in azienda: come avere delle conversazioni produttive

Odile Faludi è consulente in materia di Business Development, specializzata nella costruzione di relazioni e di “Crucial Conversations”, e quindi sull’importanza delle conversazioni e dello scambio di opinioni ed informazioni in azienda. Recentemente ha pubblicato un post su LinkedIn in cui raccoglie una serie di spunti e consigli interessanti per startupper e imprenditori alle prese con meeting aziendali e con le conversazioni che si svolgono durante questi incontri.

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Un meeting produttivo è sempre apprezzato dai partecipanti: a nessuno piace perdere tempo prezioso, soprattutto nel mondo del business. Quando un meeting è produttivo si creano conversazioni utili, che portano informazioni e apprendimento ai presenti, ma questo dipende in larga parte dalle capacità di leadership di chi gestisce l’incontro.

Per prima cosa, un buon manager deve dare sempre il buon esempio: arrivare puntuale alle riunioni, scegliere con cura le parole giuste, mostrarsi sensibile e disponibile alle esigenze delle persone, essere cortese. Altro atteggiamento che un buon manager deve avere è quello di utilizzare le lodi al posto delle critiche: un atteggiamento costruttivo con i dipendenti e gli altri membri del team è decisamente più utile e produttivo di un atteggiamento accusatorio e denigratorio.

Ancora, quando si partecipa ad un meeting è importante che l’atmosfera sia rilassata: i presenti devono essere tranquilli, un meeting aziendale non deve trasformarsi in una “tortura” da sopportare. Quando il meeting diventa un momento sgradito viene infatti a mancare la componente fondamentale di apprendimento e di passaggio delle informazioni, ed è difficile riuscire a cooperare e a condividere le conoscenze tra i membri del team.

Chi gestisce e coordina un meeting in azienda deve impostare l’incontro con il giusto tono, garantendo che le conversazioni si svolgano con le seguenti caratteristiche:

1. Motivazione ad agire, che si distingue dal semplice scambio di opinioni;
2. Offrire ai presenti un’opportunità per contribuire con il proprio talento e le proprie conoscenze allo sviluppo dell’azienda;
3. Consentire al gruppo di trovare un modo per realizzare step e obiettivi;
4. Creare un’occasione di prosperità e crescita per i partecipanti;
5. Dar modo alle persone di esprimere le proprie preoccupazioni ed esigenze individuali;
6. Costruire relazioni forti e dare occasione ai nuovi arrivati di entrare a far parte del team (il vero leader sa essere un catalizzatore);
7. Il processo decisionale deve essere caratterizzato da equità;
8. Incoraggiare tutti, nel corso del meeting, ad esternare pareri e idee e a condividere le conoscenze;
9. Evitare metodi di insegnamento poco chiari, nebulosi, in contrasto con il messaggio che si vuole effettivamente trasmettere;
10. Credere davvero a ciò che si sta dicendo… Altrimenti come si può pensare che ci credano gli altri? A tal proposito, è fondamentale ricordare che la resistenza all’ascolto dei partecipanti risulta nella maggior parte dei casi da scarsa fiducia.
11. Anche quando c’è fiducia occorre mantenere alta la motivazione e accogliere eventuali feedback negativi da parte del team.
12. Non far sentire gli altri partecipanti come dei semplici spettatori, bensì come dei protagonisti.
13. Aiutare gli altri a capire e a sostenere un nuovo punto di vista: per raggiungere questo risultato è importante riuscire ad innescare le emozioni. La natura umana è capace di comprendere più con il sentimento che con la ragione.
14. Utilizziamo lo storytelling e le vere esperienze di vita per spiegare le situazioni: si tratta di allontanarsi da una postura da “lezione” per prendere quella da supporto ed incoraggiamento. Per farlo, occorre essere in grado di rispondere a domande come “Ne vale la pena?” o “Posso farlo davvero?”.
15. Riconoscere i successi e mantenere alto il morale e la fiducia.

Il risultato deve essere che, alla fine del meeting, il team deve sentirsi sicuro e consapevole di aver fatto un passo avanti.

Per leggere il post originale: https://www.linkedin.com/pulse/running-your-business-odile-faludi

Napoli, 07/08/2015

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