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Team Management: come gestire le situazioni problematiche e creare una squadra che funzioni come un ecosistema

Patty McManus è senior consultant presso la Interaction Associates, società che si occupa a livello globale di leadership, collaborazione e team management. Di recente Fast Company ha pubblicato un suo articolo sulla gestione dei team “difficili”, elencando tre possibili tipologie di questi ultimi e definendo il così detto “Ecosystem team” con le caratteristiche e i passaggi fondamentali per costruire il team ideale.

Il team è sicuramente un argomento chiave per il successo di qualsiasi business, in particolare rappresenta il fulcro alla base di una startup in crescita. E’ quindi fondamentale che il leader (o founder) sia in grado di gestire e comunicare in maniera efficace con la propria squadra, imparando a mantenere il giusto equilibrio tra la posizione “di comando” e la vicinanza al team di lavoro.

Ci sono essenzialmente tre tipologie di team problematici, che McManus elenca nel suo articolo:

1) The War Zone

Questa tipologia di team si caratterizza per atteggiamenti come il guardarsi le spalle, la formazione di “fazioni” interne, le manovre nascoste. Si tratta di una situazione in cui i componenti sono particolarmente competitivi tra loro, e i leader si trovano costretti a tener conto di queste dinamiche per mantenere il controllo.

In situazioni di questo tipo, infatti, è difficile raggiungere un accordo e spesso i leader si trovano nell’impossibilità ad agire di concerto con il team per raggiungere gli obiettivi aziendali. A volte si è costretti a mandare messaggi contradditori al team, intaccando ancora di più le possibilità di lavorare insieme per le persone coinvolte.

2) The Love Fest

In questo caso, invece, tutti gli sforzi e le attenzioni del team sono finalizzate ad andare d’accordo: il rischio è che team di questo genere tendono all’isolamento, e ad auto-convincersi di sapere già tutto ciò che bisogna sapere per lavorare al meglio.

Uno degli aspetti più difficili in team di questo genere è la tendenza ad evitare problemi e conflitti per mantenere intatta l’armonia all’interno del gruppo.

3) The UnTeam

Si tratta di team che in realtà funzionano separatamente, in cui l’unico collegamento è il leader. Qui le riunioni e i meeting sono utilizzati come occasione di aggiornamento sullo stato dei lavori e la comunicazione è di tipo “top-down”. Hanno poche o addirittura nessuna prospettiva condivisa, anche relative ad aspetti più ampi come la vision aziendale, e spesso i membri vedono le riunioni come una perdita di tempo.

In situazioni di questo genere, le persone coinvolte possono anche andare d’accordo a livello individuale, ma non ci sono connessioni nè uno scopo condiviso.

Il Team come Ecosistema

La sana alternativa a queste situazioni difficili, secondo l’autore è il team visto come Ecosistema. Sappiamo che in natura, un ecosistema è in buona salute quando conserva la biodiversità grazie all’adattamento alle circostanze e alle minacce ambientali. Allo stesso modo, i team sani, soprattutto in una situazione economica dinamica come quella attuale, devono connsentire l’armonia e il rispetto tra componenti con valori e prospettive differenti.

Quando il team funziona come un ecosistema, le attività non restano bloccate perchè si lavora sui dati e sulle conoscenze individuali dei membri, trovando su queste basi delle soluzioni in comune accordo. Eventuali divergenze di opinione sono viste come sfide in cui cimentarsi e non come situazioni in cui combattere per far vincere la propria idea.

In queste situazioni, inoltre, la comunicazione è sana e rispettosa, non forzata, e funziona attraverso riunioni strutturate. Il processo decisionale è chiaro a tutti i componenti del team oltre che al leader, il quale tra l’altro non opera in maniera autoritaria ma con un processo equo ed equilibrato, in grado di intervenire per superare eventuali empasse. I problemi e i conflitti si risolvono in maniera semplice, contando su dinamiche basate sulla fiducia.

Per costruire un team di questo genere è necessario lavorare con impegno e attenzione, e con la collaborazione attiva del leader e di tutti i componenti del team. Inoltre, ci sono delle priorità sulle quali il leader dovrebbe concentrarsi, che Patty McManus individua nel suo articolo:

1) Gestire le differenze

Un leader efficace non rifugge all’idea di avere nel proprio team persone con competenze importanti ma con opinioni differenti: sa che, per mantenere rapporti civili e rispettosi, deve stabilire delle regole e impegnarsi a farle rispettare. Un vero leader lavora per creare uno “spazio sicuro” nel quale ciascuno possa esprimere le proprie idee, anche quando sono in disaccordo, offrendo un modello di comportamento basato sull’aspettativa che i conflitti vanno affrontati e risolti.

Il leader deve però essere sempre consapevole delle possibili reazioni dei membri del team di fronte ad eventuali conflitti e disaccordi: deve essere in grado di contenere tali reazioni ed invitare il team a riformulare le proprie opinioni in maniera differente, per favorire lo scambio di opinioni, anzichè soffocarlo.

2) Costruire una sana interdipendenza

Un vero leader sa che all’interno del team è importante creare sinergie utili: ciò non significa, però, che il leader debba essere responsabile di tali sinergie, nè che debba essere sempre presente a gestire e supervisionare tutte le comunicazioni all’interno del team.

Occorre invece saper creare le giuste interdipendenze, per le quali è indispensabile il sostegno reciproco tra i componenti della squadra di lavoro in termini di obiettivi, competenze e prospettive. Se questo tipo di interdipendenza costruttiva è assente, il leader deve provare a crearla favorendo lo scambio di input e il dialogo all’interno del team.

Uno strumento molto utile in questo senso è lo scambio di feedback: il leader deve assicurarsi che i membri del team si dicano direttamente ciò che pensano tra loro, senza scaricare le critiche tra colleghi sul leader. Il leader efficace favorisce la diffusione del feedback diretto all’interno del team.

3) Non “chiudersi” ai rapporti con l’esterno

A volte c’è il rischio che, nel tentativo di cementare il team, si ricada nell’errore di “isolarsi” troppo dalla realtà esterna. Invece, soprattutto per una startup, è fondamentale mantenere vivi i contatti con l’esterno e soprattutto con i potenziali clienti.

Bisogna quindi creare quella che McManus definisce una sorta di membrana semi-permeabile tra il team e il sistema esterno, ad esempio invitando alcuni ospiti ad assistere, in via informale, alle riunioni. In questo modo sarà possibile capire cosa pensa la gente dell’azienda e del lavoro che il team sta portando avanti.

Per leggere il post originale: http://www.fastcompany.com/3033275/3-types-of-dysfunctional-teams-and-how-to-fix-them

Napoli, 25/07/2014

Consigli per startup e imprese in tema di team management: come gestire correttamente il feedback per i componenti del team?

In un recente post pubblicato dal Blog Network della Harvard Business Review, la giornalista freeleance Rebecca Knight (The New York Times, USA Today, The Financial Times, The Economist) affronta un argomento di grande rilevanza per i founder di una startup, che si ritrovano a dover gestire un team e a capire come fornire ai componenti dei feedback in maniera costruttiva ed efficace.

Secondo gli esperti, fornire un feedback non è responsabilità esclusiva del team leader: prima di tutto, perché non è possibile che un’unica persona abbia la responsabilità di tutto ciò che accade all’interno di una startup e in generale di un’azienda, visto che difficilmente è possibile avere un quadro chiaro e dettagliato di tutto ciò che accade. Inoltre, se c’è una sola persona a lodare o criticare le dinamiche interne del team ne risentono.

Il compito di chi gestisce un team è innanzitutto quello di garantire che tutti i componenti forniscano regolamente dei feedback costruttivi. Inoltre, gli esperti sostengono che è fondamentale fornire al team delle aspettative: un elemento basilare per una responsabilità di leadership condivisa.

Il primo consiglio dell’autrice è quindi quello di impostare prima possibile le aspettative: per lavorare bene insieme, infatti, i componenti di un team devono operare sulla base di una mentalità comune, avere ben chiari i propri obiettivi e le regole da seguire. Nelle prime fasi di vita di una startup, il team deve decidere come lavorare insieme e, soprattutto, come gestiranno la responsabilità reciproca: è opportuno avere un accordo esplicito sull’argomento, con le regole da rispettare per far funzionare al meglio l’intera squadra.

Un altro suggerimento è quello che prevede dei regolari momenti dedicati al check-in, ossia degli incontri durante i quali il team può fare il punto della situazione sull’andamento del lavoro. In generale, all’inizio una startup dovrebbe prevedere tali appuntamenti in maniera strutturata, inserendoli nella timeline del progetto: in seguito, durante la fase di execution, è possibile approcciarsi ai check-in con maggiore flessibilità.

Ancora, per dare e ricevere feedback in maniera efficace è importante porre delle domande generali, da rivolgere all’intero team. Con il passare del tempo, poi, sarà possibile inserire dei momenti di approfondimento individuali: una volta che il team è abituato a confrontarsi regolarmente, a lavorare in squadra e a condividere le risposte, è possibile affiancare delle richieste di feedback sul lavoro di squadra ai singoli componenti del team.

Altro aspetto da tener presente è quello che l’autrice del post definisce un vero e proprio mantra del team management: mentre per le relazioni con i singoli vale la regola “Lodare pubblicamente, criticare in privato”, quando si tratta di gestire situazioni problematiche a livello di team il consiglio è quello di affrontare le difficoltà apertamente, in un confronto aperto a tutti i componenti. Solo dopo aver fatto confrontare il team al completo, sarà possibile rivolgersi ai singoli componenti ponendo domande come: “Cosa hai sentito durante l’incontro con il team? Come hai intenzione di cambiare la situazione? In che modo posso aiutarti a farlo?”.

Naturalmente, in una startup (come in un’azienda di qualsiasi tipo) i conflitti tra colleghi sono inevitabili: chi gestisce il team però non può affrontare il problema direttamente, non essendovi realmente coinvolto. Ciò che è possibile fare quando si gestisce una startup è formare i membri del team a sostenere conversazioni scomode, affrontare eventuali problemi, facilitare la risoluzione di conflitti. Inoltre, è importante aiutare i membri del team a costruire la fiducia tra loro: un buon lavoro è possibile soltanto se tra le persone coinvolte esistono buoni rapporti, basati sul confronto aperto.

Infine, l’ultimo suggerimento di Rebecca Knight è quello di pianificare al termine di ogni progetto un incontro per fare il check-in della situazione: si tratta di un momento fondamentale per capire cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato, e di conseguenza capire come affrontare al meglio il lavoro in futuro. E’ importante che i risultati siano raccolti in una relazione finale, che non dovrà essere esclusivamente per chi detiene la leadership: anzi, è fondamentale che tale relazione venga sottoposta a tutti i membri del team, per dare a tutti l’opportunità di migliorare in vista dei progetti futuri.

L’articolo originale da cui è tratto questo post (che termina con l’esposizione di due interessanti Case Study sul tema) è disponibile al seguente link: http://blogs.hbr.org/2014/06/how-to-give-your-team-feedback/

Napoli, 19/06/2014