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Il Blog del CSI

Consigli utili per startup e imprese: come costruire la fiducia del cliente in un rapporto basato sulla comunicazione digitale

Anna Danés ha avuto una serie di esperienze lavorative in startup di diversi Paesi del Mondo (Asia, Europa, USA) prima di fondare Ricaris, un’azienda specializzata in internet services. Inoltre, è specializzata in materia di gestione del personale e lavora affinché le aziende possano creare un ambiente lavorativo migliore per i propri team.

Di recente, ha pubblicato un articolo su WeWork dedicato al tema “Una relazione digitale: come lavorare con clienti che non hai mai incontrato di persona”. Si tratta di un argomento di interesse per startup e imprese, in particolare per quelle che lavorano sulla base della realizzazione di progetti costruiti sulle esigenze di singoli clienti, come nel B2B: spesso, infatti, si i clienti non si incontrano mai faccia a faccia e la comunicazione si basa su e-mail o altri strumenti “a distanza”. Da queste situazioni nasce l’esigenza di imparare a costruire la fiducia del cliente, nonostante non ci sia mai stato un reale incontro.

Per costruire la fiducia con il cliente in una situazione di questo tipo il primo consiglio di Anna Danés è quello di raccogliere quante più informazioni possibili: anche se questo processo richiede del tempo, è di fondamentale importanza per dare al cliente la possibilità di avere fiducia nei servizi e nelle capacità dell’azienda. Può essere utile, una volta raccolte le informazioni, inviare al cliente una sintesi scritta (summary): ciò mostrerà la vostra attenzione e il vostro interesse per le esigenze del cliente.

In secondo luogo, è fondamentale definire chiaramente le aspettative e le fasi del progetto: occorre impostare e condividere con il cliente una vera e propria timeline nella quale siano ben focalizzate le aspettative di entrambe le parti.
Avere una chiara definizione delle aspettative delle parti coinvolte è la chiave per il successo di una relazione.
Inoltre, se ci si rende conto dopo i primi incontri di non poter soddisfare tutte le aspettative del cliente, è fondamentale proporre delle soluzioni alternative per consentire comunque il raggiungimento dei risultati desiderati su una distanza temporale realistica.

Ancora, è fondamentale alimentare il più possibile il rapporto con il cliente: non avendo mai avuto la possibilità di un contatto visivo e di una stretta di mano, occorre compensare tale mancanza concentrandosi il più possibile sulla comunicazione. E’ importante mantenere sempre un certo stile nelle comunicazioni, non spazientirsi di fronte a molte domande, ma anzi assicurarsi di aver risposto correttamente e chiedere al cliente un feedback.
Altri piccoli suggerimenti elencati nell’articolo a questo proposito sono:

– cercare di personalizzare il rapporto, senza sconfinare troppo nel privato, ma mostrandosi amichevoli;
rompere la “barriera digitale” con l’invio di un omaggio, con il logo dell’azienda, per inviare un messaggio positivo e che ricordi i valori aziendali;
– anche se la comunicazione è prevalentemente digitale, preparare un documento cartaceo sul lavoro svolto dall’azienda (come ad esempio un opuscolo) da inviare per posta al cliente;
coinvolgere il cliente chiedendogli feedback e pareri su come vorrebbero migliorare il servizio offerto.

Inoltre, secondo Anna Danés è opportuno impostare la comunicazione più adatta alle esigenze del cliente: in termini di mezzo di comunicazione (e-mail, telefono) e di frequenza dei contatti. Per raggiungere questo obiettivo è importante essere flessibili e riuscire ad adattarsi alle esigenze di ciascun cliente.

Infine, un suggerimento per i casi in cui qualcosa va storto: occorre giocare di anticipo, non aspettare che sia il cliente a scoprire che c’è stato un errore o che c’è un problema. Bisogna comunicarlo subito e con chiarezza, spiegando qual è il problema e che soluzione si propone, agendo in maniera proattiva: mai inviare semplicemente un messaggio in cui si informa dell’esistenza di un problema, occorre segnalare sempre la relativa soluzione.

Con grande probabilità, conclude Anna Danés, se la relazione con il cliente è stata costruita seguendo tutti i passaggi descritti ogni eventuale incidente potrà essere superato senza intaccare il buon rapporto con il cliente.

Per leggere l’articolo originale da cui è tratto questo post: http://www.wework.com/magazine/knowledge/digital-relationship-work-clients-youve-never-met-person/

Napoli, 04/06/2014

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